外国人社員のビザ申請に失敗しないための7つのヒント

外国人社員を雇用する際、在留資格（ビザ）の申請は非常に重要なステップです。しかし、手続きの複雑さや必要書類の多さから、多くの企業が申請に失敗してしまうことがあります。
この記事では、外国人社員のビザ申請に失敗しないための7つのヒントを紹介します。

1. 必要書類を事前に確認し、正確に準備する

外国人社員を海外から呼び寄せる場合は「在留資格認定証明書交付申請」を行います。
また、すでに日本にいる留学生を採用する場合は「在留資格変更許可申請」を行います。

いずれの申請にも、多くの書類が必要です。書類に不備があると、追加資料を提出することになり、審査が遅れる原因となります。
また、申請内容に虚偽な情報があったり、重要な箇所に記入ミスがあると、申請が却下される可能性があります。
事前に正確な情報に基づいて必要書類をリストアップし、丁寧に準備しましょう。

2. 申請期限を守る

ビザ申請の中には、いつまでに申請しなければいけないという期限がある手続きがあります。

期限を過ぎると申請が受理されないため、早めに準備を始め、余裕を持って提出しましょう。

3. 専門家に相談する

ビザ申請の手続きは、外国人社員を採用する企業の担当者や外国人本人でも行うことができます。
しかし、ケースによっては出入国在留管理庁の公式サイト等には記載されていない専門知識が必要な場合があります。
行政書士などのビザ申請の専門家に相談することで、ミスを防ぎ、スムーズに申請を進めることができます。

4. 最新の情報を入手する

ビザ申請に必要な条件、申請書の書式など、手続きは変更されることがあります。
最新の情報を入手し、常に最新の要件に従って申請を行いましょう。
出入国在留管理庁の公式サイトや専門家のブログなどから最新情報を確認することが重要です。

5. 書式に注意し、正確に記入する

ビザ申請には、申請する在留資格や申請内容ごとに、所定の「申請書」があります。
書式が異なると申請が受理されないことがあります。
また、ときどき書式が修正されるます。
出入国在留管理庁の公式サイトで最新版を入手して、正確に記入しましょう。

6. 書類のコピーを保管する

提出した書類のコピーを必ず保管しておきましょう。
後日確認が必要になった場合に役立ちます。また、コピーを保管することで、再申請時の参考にもなります。

7. 進捗をフォローアップする

申請後も進捗を確認するためにフォローアップを行いましょう。
申請が受理されたか、追加の情報が必要かどうかを確認することが重要です。
特に最近は審査期間が長引いています。
採用した外国人社員が不安にならないよう、定期的に進捗状況を共有するとよいでしょう。

まとめ

外国人社員のビザ申請は複雑で時間がかかる作業ですが、事前準備をしっかり行い、正確な情報を把握することで成功率を高めることができます。
行政書士など専門家の助けを借りることも有効です。これらの７つのヒントを参考に、スムーズなビザ申請を目指しましょう！